Кейс HR-автоматизации сервисной компании

Сервисная компания работает с банками на выезде: сотрудники доставляют банковские карты, оформляют финансовые продукты, проводят идентификацию и помогают подписывать документы. Компания растет, открывает офисы в новых городах и постоянно набирает людей.

Задача

Найм работал на авось: руководитель сообщал о вакансии в последний момент, HR вручную проверял HeadHunter, Авито.Работа, Telegram-каналы и форму на сайте, а кандидаты терялись между почтой, чатами и файлами.

Отклики терялисьЧасть заявок зависала в почте, часть уходила в архив чатов, часть просто забывали обработать.

Кандидаты уходили к конкурентамПерезвон обещали «завтра», но звонили через три дня, когда человек уже мог принять другое предложение.

Оформление было ручнымКадровик собирал пакет документов, вносил данные в 1С и готовил бумаги на подпись вручную.

Что сделали

Развернули Битрикс24 Энтерпрайз

Спроектировали рабочее пространство для HR-специалистов, руководителей проектов и новых сотрудников. 1С осталась главной системой кадрового учета, а Битрикс24 взял на себя путь до попадания человека в штат.

Настроили согласование вакансий

Руководитель заполняет заявку в Битрикс24: причина открытия вакансии, должность, требования, город и сроки. После согласования задача автоматически попадает HR-специалисту.

Собрали отклики в одну воронку

Отклики с площадок попадают в карточку кандидата с контактами, резюме, источником и историей общения. Система отправляет SMS кандидату и ставит HR задачу на квалификацию.

Автоматизировали собеседования и оффер

Кандидат выбирает свободный слот, время бронируется в календаре менеджера, ссылка на Битрикс24.Синк уходит автоматически. Если кандидат подходит, система формирует предложение о работе.

Связали Битрикс24 с 1С и КЭДО

После проверки документов HR нажимает одну кнопку: карточка сотрудника создается в 1С:ЗУП, документы уходят на подпись через Госключ, а права на портале открываются после подписания.

Запустили адаптацию

Новичок получает задачи, доступ к базе знаний и понятный маршрут первых недель. Наставнику система ставит задачи и отправляет опросы для оценки адаптации.

Результат

Клиент получил единую систему, которая объединяет запуск вакансий, работу с откликами, кадровое оформление, электронный документооборот и адаптацию новых сотрудников.

7 днейот заявки на вакансию до выхода сотрудника

4 недели → 1сократилось время найма

1 окнодля вакансий, откликов, КЭДО и адаптации

80%типовых вопросов закрывает база знаний

Что изменилось для бизнеса

HR перестал зависеть от памяти конкретного сотрудника: система сама ведет кандидата по воронке, напоминает о действиях, создает документы и показывает руководству реальную картину найма.

«От заявки на вакансию до выхода на работу — неделя вместо месяца. Мы перестали терять людей на этапе оформления, потому что документы подписываются в электронном виде сразу».